Ao lidar com o mundo dos negócios, é comum encontrar-se em situações onde é necessário obter informações sobre produtos ou serviços disponíveis no mercado. A cotação de preços é uma ferramenta importante para ajudar a tomar decisões informadas e garantir que você obtenha a melhor oferta possível. Neste artigo, você aprenderá sobre o processo de cotação, sua importância e dicas para aplicá-lo em sua empresa, bem como como se sair bem quando você é cotado. Boa leitura!
O que é uma cotação de preços e como funciona?
A cotação de preços é o processo de pesquisa, avaliação e escolha dos melhores fornecedores e prestadores de serviços para suprir uma determinada necessidade do negócio. Embora nas empresas maiores o encarregado dessa tarefa seja o setor de compras ou financeiro, em muitos casos, o próprio dono do negócio é quem precisa ficar a par de todas as informações e avaliar sozinho as melhores alternativas.
A importância da cotação de preços
Com tantas contas a pagar e demandas para manter a empresa funcionando, ninguém quer sair tomando as decisões por impulso e optar pelas primeiras opções que vêm à frente, certo? Então, realizar uma cotação de preços eficaz é essencial para uma boa saúde financeira e para otimizar os processos internos do negócio.
Cotação e orçamento são a mesma coisa?
Não, tome cuidado! Embora às vezes sejam utilizados como sinônimos, essas duas palavras definem processos distintos dentro do mundo empresarial. Enquanto a cotação se refere ao ato de comparar os preços e condições das demandas cotidianas da empresa, como insumos, transporte ou até materiais para escritório, o orçamento se refere à previsão de gastos e receitas para a gestão interna do negócio, isto é, relativos a sócios, acionistas e gestores.
10 dicas para fazer uma cotação de preços com excelência
1. Saiba negociar
A primeira coisa que você deve ter em mente na hora de pesquisar os fornecedores para cotar é que a negociação é sempre bem-vinda. Lembre-se de que muitas dessas empresas não iniciam o processo de venda com os menores preços que estão dispostas a fazer e já deixam uma margem para possíveis negociações. Além de barganhar os valores dos produtos de fato, é interessante também discutir possibilidades mais vantajosas com relação à rapidez na entrega e facilidade nas formas de pagamento.
2. Avalie no mínimo 3 opções
Essa é uma regra de ouro da cotação de preços: menos de 3 alternativas não bastam! Pense que, se você realmente deseja sair com o melhor produto ou serviço no fim das contas, é preciso conhecer ao menos razoavelmente aquele mercado, e certamente não é pesquisando poucas opções que você fará isso. Quanto menos conhecer o mercado, mais você deverá procurar pelas melhores alternativas.
3. Não fique preso a um fornecedor
Outro aspecto a se levar em conta quando o assunto é gestão de compras é a independência: você precisa estar livre para trocar para opções mais vantajosas quando for conveniente a você. A grande desvantagem em depender de apenas um fornecedor é que você fica sujeito a fatores como possíveis variações arbitrárias nos preços e condições de pagamento, eventuais imprevistos na rotina do fornecedor que geram atrasos e ainda a possibilidade de falência ou fechamento do serviço prestado por ele.
4. Maior quantidade pode gerar maiores descontos
Isso vale para qualquer uma das partes em todos os âmbitos do comércio: se compramos mais de determinado produto, as chances de o preço sair menor são grandes. Portanto, mesmo que as contas de maior valor acabem pesando no bolso do microempresário no curto prazo, por vezes os descontos compensam se os pedidos são volumosos.
5. Preze pela boa relação com os fornecedores
Manter uma boa relação com os fornecedores é primordial para formar laços de confiança e dar início a longas parcerias. Conforme você encontra um profissional que lhe entrega bons produtos aliados a boas condições, o vínculo vai sendo criado e ajudas futuras podem ser oferecidas por ambas as partes, seja numa facilidade com as condições de pagamento, ou durante imprevistos com uma entrega perto da sua região.
6. Mantenha a organização
Para cotar os preços de maneira eficiente é necessária uma boa organização nos documentos e processos cotidianos. Mantendo em dia o cadastro de fornecedores, contas e fluxos da empresa, por exemplo.
7. Aproveite a tecnologia
Muitos empresários optam por realizar esse processo de forma mais manual, mas o melhor jeito de cuidar das suas cotações de forma prática e automatizada é contando com um sistema de gestão, que facilita o cadastro e visualização de todos os fornecedores e te auxilia na automação desse processo.
8. Esteja atento às tendências do mercado
Fique de olho nas tendências do mercado e nas mudanças que podem afetar a oferta e a demanda de produtos e serviços. Isso pode ajudá-lo a identificar oportunidades de negócio e a tomar decisões mais informadas ao cotar preços.
9. Considere prazos e condições de pagamento
Ao fazer uma cotação de preços, não foque apenas no valor dos produtos ou serviços. Considere também os prazos e as condições de pagamento oferecidos pelos fornecedores. Uma proposta com um preço um pouco mais alto, mas com condições de pagamento mais favoráveis, pode ser mais vantajosa para o seu negócio.
10. Seja criterioso na análise das propostas
Ao analisar as propostas recebidas, seja criterioso e não se deixe levar apenas pelo preço. Avalie também a qualidade do produto ou serviço, a reputação do fornecedor e o histórico de atendimento ao cliente. Lembre-se de que o barato pode sair caro se você não levar em consideração todos esses fatores.
Como se sair bem na cotação do cliente?
Agora que você aprendeu sobre a cotação de preços da perspectiva comerciante-fornecedor, é hora de pensar na relação com o seu consumidor final no momento da decisão de compra. Aqui vão algumas dicas para se sair bem na cotação do seu cliente:
- O esforço começa na precificação
- Orçamentos claros e bem construídos
- Aposte no bom atendimento
- Encante no pós-venda
Conclusão
Realizar uma cotação de preços eficiente é fundamental para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do seu negócio. Com as dicas apresentadas neste artigo, você estará mais preparado para implementar essa prática nos seus negócios e se sair bem na cotação dos clientes. Lembre-se de sempre buscar aprimorar seus conhecimentos e habilidades nessa área, e não hesite em buscar ajuda profissional ou ferramentas de gestão, para otimizar ainda mais esse processo.